Geschäftsordnung

Geschäftsordnung
des Präsidiums und des Gesamtvorstandes des Bundesverbandes der Vertriebsmanager e. V. in der am 12. Februar 2014 beschlossenen Fassung

In Ergänzung der §§ 6 und 7 der Satzung geben sich Gesamtvorstand und Präsidium nachfolgende gemeinsame Geschäftsordnung:

§ 1
Das Präsidium führt die Geschäfte des Verbandes und erledigt alle Verwaltungsaufgaben, soweit sie nicht durch die Satzung oder Gesetz einem anderen Vereinsorgan zugewiesen sind. Es hat insbesondere folgende Aufgaben:
a. Die Vorbereitung und Durchführung der Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Verbandes, die Herausgabe seiner Publikationen und Mitteilungen, die berufsständische Vertretung gegenüber Parlamenten und Regierungen.
b. Die Ausführung der Beschlüsse von Gesamtvorstand und Mitgliederversammlung.
c. Die Einberufung und Vorbereitung der Sitzungen des Gesamtvorstandes und der Mitgliederversammlung. Die Leitung der Sitzungen des Vorstandes und der Mitgliederversammlung durch den Präsidenten oder einen der Vizepräsidenten, soweit es nicht entsprechend der Wahl- und Versammlungsordnung anders beschlossen wird.
d. Die Aufstellung eines Projekt- und Wirtschaftsplanes für jedes Geschäftsjahr, Buchführung, Erstellung des Jahresberichtes sowie die Erfüllung der damit zusammenhängenden gesetzlichen und behördlichen Pflichten.
e. Die Erteilung von Aufträgen sowie der Abschluss und die Kündigung von Arbeits-, Werk- und sonstigen Verträgen, die mit Dritten zur Unterstützung bei der Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereins geschlossen werden.
f. Aufnahme und Mitwirkung beim Ausschluss von Mitgliedern.
Der Gesamtvorstand ist für alle Aufgaben zuständig, soweit sie nicht dem Präsidium oder der Mitgliederversammlung oder anderen Organen des Vereins obliegen.
 

§ 2
Das Präsidium besteht aus dem Präsidenten, dem geschäftsführenden Vizepräsidenten, zwei weiteren Vizepräsidenten, dem Schatzmeister sowie bis zu acht Beisitzern als weiteren Mitgliedern des Präsidiums (Präsidium).
Die Mitglieder des Präsidiums sind zugleich Mitglieder des Gesamtvorstandes. Dem Gesamtvorstand gehören weiter bis zu 16 Landesgruppenleiter für die Bundesländer und die
Leiter der Projektgruppen sowie weitere, durch die Mitgliederversammlung bestimmte Mitglieder und durch das Präsidium bestimmte Gäste an.
 

§ 3
Die Erledigung der laufenden Geschäfte des Verbandes und die Erledigung aller Verwaltungsaufgaben obliegen dem Präsidenten und dem geschäftsführenden Vizepräsidenten sowie dem Schatzmeister gemeinsam. Auf Vorschlag des Präsidenten gibt sich das Präsidium einen Geschäftsverteilungsplan, der die einzelnen Verantwortlichkeiten seiner Mitglieder beschreibt, soweit sie sich nicht schon aus dem Amt selbst ergeben. In ihrer Amtsführung stimmen sich alle Mitglieder des Präsidiums mit dem Präsidenten ab.
 

§4
Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch den Präsidenten gemeinsam mit dem geschäftsführenden Vizepräsidenten oder dem Schatzmeister, im Verhinderungsfalle durch den geschäftsführenden Vizepräsidenten gemeinsam mit dem Schatzmeister vertreten (Vertretungspräsidium).
In dringenden Fällen, die zur Entscheidung dem Präsidium überlassen sind und deren Entscheidung keinen Aufschub bis zur ordentlichen Entscheidung durch das Präsidium duldet, kann das Vertretungspräsidium allein entscheiden. Es hat über seine Entscheidungen dem Präsidium Rechenschaft abzulegen.
Bei der Erteilung von Aufträgen sowie dem Abschluss und der Kündigung von Arbeits-, Werk- und sonstigen Verträgen, die mit Dritten zur Unterstützung bei der Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereins geschlossen werden, kann das Vertretungspräsidium in allen Fragen, die lediglich die laufenden Vertragsbeziehungen betreffen, allein entscheiden. Es hat über seine Entscheidungen dem Präsidium zu berichten.
 

§5
Zur Erfüllung ihrer Aufgaben stehen dem Präsidium im Rahmen des Haushaltsplanes genehmigte Beträge zur Verfügung. Alle zu ersetzenden Ausgaben sind mit dem Schatzmeister abzurechnen.
Der Schatzmeister verantwortet die Aufstellung eines Projekt- und Wirtschaftsplanes für jedes Geschäftsjahr, Buchführung, Erstellung des Jahresberichtes sowie die Erfüllung der damit zusammenhängenden gesetzlichen und behördlichen Pflichten.
Projekt- und Wirtschaftsplan sind dem Präsidium zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres vorzustellen und dem Gesamtvorstand zur Entscheidung vorzulegen. Abschlüsse und Berichte sind zeitnah zu erstellen, so dass sie dem Präsidium bereits bis zum Ende des Januar des Folgejahres vorgelegt und anschließend den Kassenprüfern zur Überprüfung und zum Bericht an die Mitgliederversammlung übergeben werden können.
Bei der Haushaltsführung hat der Schatzmeister in der Bewirtschaftung der Budgets auf die Einhaltung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu achten. Bei geplanten Budgetüberschreitungen und der Aufnahme von Krediten steht ihm ein Vetorecht zu.
 

§6
Die Mitglieder des Präsidiums und des Gesamtvorstandes, wie auch der Justiziar, üben ihre Aufgaben ehrenamtlich aus. Über die Erstattung von Auslagen und Aufwendungen entscheidet das Präsidium. Hierzu soll vom Schatzmeister eine verbindliche Regelung vorgelegt werden. Dem Justiziar wird für seine anwaltlichen und rechtsberatenden Tätigkeiten im Auftrag des Präsidiums und für den Verband Honorar und Erstattung seiner Auslagen gewährt.
 

§7
Zu den Sitzungen beider Gremien soll der Präsident rechtzeitig, in der Regel drei Wochen vorher, unter Beifügung eines Tagesordnungsvorschlages einladen. Von den Mitgliedern des Präsidiums und des Gesamtvorstandes können jederzeit Anträge zur Tagesordnung gestellt werden, die in den Vorschlag mit aufzunehmen und rechtzeitig, in der Regel vierzehn Tage vorher, den Mitgliedern der Gremien mitzuteilen sind. Die Gremien sind beschlussfähig, wenn rechtzeitig eingeladen und der jeweils zur Abstimmung stehende Tagesordnungspunkt ebenfalls rechtzeitig mitgeteilt worden ist, zudem mindestens Präsident oder der geschäftsführende Vizepräsident und der Schatzmeister sowie drei weitere Mitglieder des Gesamtvorstandes oder des Präsidiums anwesend sind.
Die Sitzungen beider Gremien werden durch den Präsidenten geleitet, im Verhinderungsfall durch den geschäftsführenden Vizepräsidenten, ansonsten durch einen vom jeweiligen Gremium aus seiner Mitte in der Sitzung mit Mehrheit zu bestimmenden Sitzungsleiter. Der Sitzungsleiter kann für einzelne Tagesordnungspunkte die Versammlungsleitung auf ein anderes Vorstandsmitglied übertragen.
Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der Mitglieder des jeweiligen Gremiums gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Sitzungsleiter. Über jede Vorstandssitzung sind eine Anwesenheitsliste und ein Protokoll zu führen, die abschriftlich möglichst innerhalb von 14 Tagen nach der Sitzung den Mitgliedern des jeweiligen Gremiums und dem Justiziar zugeleitet werden sollen.
Beschlüsse können auch im schriftlichen Verfahren gefasst werden, wenn kein Mitglied des Gremiums dem Beschlussvorschlag schriftlich widerspricht. Antragsgegenstand und Beschlussvorschlag sind den Mitgliedern des Gremiums mindestens eine Woche vor dem Beginn der Abstimmungsfrist zur Prüfung zuzustellen. Die Unterlagen über die Beratungen und die Beschlussfassung sind als Protokoll zu verwahren.
Präsidium und Gesamtvorstand können Beschlüsse auch in Telefonkonferenzen fassen, soweit dem nicht mindestens zwei Gremienmitglieder widersprechen. Einladung, Tagesordnung und Beschlussvorschlag sind auch in dringenden Fällen mindestens 3 Werktage vor dem Termin der Telefonkonferenz den Mitgliedern des Gremiums zur Prüfung zuzustellen. Über die Beratungen und die Beschlussfassung ist ein Protokoll aufzunehmen.

§8
Sitzungen von Gesamtvorstand und Präsidium sind nicht öffentlich. Vorgänge und Beratungen in den Gremien, wie auch Vorlagen, Unterlagen oder sonstige Angelegenheiten des Verbandes sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Dritte, die nicht Gesamtvorstand und Präsidium angehören, dürfen hierüber nur in dem Umfange informiert werden, wie es zur
Erfüllung der satzungsgemäßen Pflichten und zur Aufgabenerfüllung geboten oder erforderlich ist. In Zweifelsfällen entscheidet hierüber der Präsident. Der Justiziar des Vereins nimmt an allen Sitzungen von Gesamtvorstand und Präsidium mit beratender Stimme teil und berät Gremien und Geschäftsführung auch in Erfüllung ihrer laufenden Geschäfte. Auf Einladung des Präsidenten können an der Sitzung bei Bedarf Mitglieder anderer Organe oder von Projektgruppen sowie weitere Gäste zu den sie betreffenden Tagesordnungspunkten beratend teilnehmen.
 

§9
Anträge an Gesamtvorstand und Präsidium können nur von den jeweiligen Mitgliedern eingebracht werden. Mindestens einmal im Jahr sind Berichte aus den jeweiligen Geschäftsbereichen zum Gegenstand der Vorstandssitzungen zu machen. Die Berichte sind in Ihren Grundaussagen schriftlich festzulegen und dem Sitzungsprotokoll als Anlage beizufügen. Den Vorstandsmitgliedern ist auf rechtzeitiges Verlangen in jeder Sitzung, in Eilfällen auch außerhalb einer Sitzung, Einblick in die für die einzelnen Ressorts geführten Unterlagen zu gewähren.
 

§10
Auf Beschluss des Präsidiums oder Gesamtvorstandes können Ausschüsse gebildet werden, die Entscheidungen der Gremien vorbereiten oder durchführen. Die Berufung der Ausschussmitglieder erfolgt auf Vorschlag des jeweils zuständigen Mitglieds durch das Präsidium. Den Vorsitz in den Ausschüssen führt ein vom Präsidium bestimmtes Vorstandsmitglied.
 

§11
Vorstandsmitglieder können mit Einwilligung des Präsidiums unter Beibehaltung ihrer Verantwortung für ihren Geschäftsbereich Dritte mit der Erledigung bestimmter Aufgaben beauftragen. Das zuständige Vorstandsmitglied übernimmt für die beauftragten Personen die notwendigen Kontroll- und Überwachungsaufgaben gemeinsam mit dem Schatzmeister. Ein Geschäftsführer wird nach Maßgabe eventueller Beschlüsse des Präsidiums durch das Präsidium bestellt. Vorgesetzter des Geschäftsführers ist der Präsident.
 

§12
Stimmberechtigt sind die erschienenen Mitglieder des jeweiligen Gremiums. Eine Übertragung des Stimmrechts ist ausgeschlossen. Nimmt ein Mitglied des Präsidiums oder Gesamtvorstandes bei vorzeitigem Ausscheiden eines anderen Mitglieds vorübergehend mehrere Aufgabenbereiche wahr, kommt ihm bei Abstimmungen lediglich eine Stimme zu. Abstimmungen im Vorstand erfolgen offen durch Handzeichen. Geheim ist abzustimmen, wenn mindestens zwei Gremienmitglieder dies beantragen. Bei Abstimmungen gibt der Präsident, dessen Stimme bei Stimmengleichheit den Ausschlag gibt, seine Stimme zuletzt ab.
 

§13
Über die in der Sitzung gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll zu führen. Zu allen Tagungen wird ein Mitglied oder Mitarbeiter der Geschäftsstelle bestimmt, dass für das Protokoll gemeinsam mit dem Sitzungsleiter verantwortlich zeichnet. Das Protokoll ist jedem Gremienmitglied auszuhändigen.
Zustellungen aller Art gelten auch dann als erfolgt, wenn sie an die letzte dem Präsidenten mitgeteilte Email Adresse auf elektronischem Wege erfolgt sind.
 

§14
Soweit der Vorsitzende rechtlich oder tatsächlich an der Wahrnehmung der vorstehenden Aufgaben verhindert ist, wird er durch den geschäftsführenden Präsidenten, im Falle seiner Verhinderung durch den Schatzmeister vertreten.
 

§15
Diese Geschäftsordnung tritt am 12.2.2014 in Kraft. Sie kann durch Beschluss mit einfacher Mehrheit für die Zukunft abgeändert werden.