Datenschutzordnung

Die EU-Datenschutzgrundverordnung gebietet die transparente Information von Mitgliedern und Dritten über die Verarbeitung ihrer Daten durch den Verband. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben und Ziele des Bundesverbands der Vertriebsmanager e.V. (BdVM) zwingend erforderlich.
Daher hat die Mitgliederversammlung des BdVM die nachfolgende

Datenschutzordnung

beschlossen:

1. Mitgliedschaftsdaten
Der BdVM verarbeitet alle für die Begründung, Pflege und Abrechnung der Mitgliedschaft im Verband erforderlichen Daten. Dazu gehören neben Name, Vorname, Unternehmen und Funktion, Geburts- oder Zahldaten auch Adressen und Wohnort der Mitglieder. Zudem Daten für die Organisation von Veranstaltungen oder anderen Ereignissen und anderen satzungsgemäßen Aktivitäten des BdVM und die Korrespondenz mit dem Präsidium, der Geschäftsstelle oder Mitgliedern untereinander. Jedem Verbandsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
Solche Daten sind Voraussetzung für eine Mitgliedschaft im BdVM und Grundlage der Arbeit des Verbands. Diese Informationen werden in dem verbandseigenen EDV-System der Verbandsgeschäftsstelle gespeichert und durch Mitarbeiter der Geschäftsstelle und den Vorstand sowie weiteren Funktionsträgern verarbeitet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
Sonstige Daten und Informationen über Mitglieder werden vom BdVM nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Verbandszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung überwiegend entgegensteht.

2. Öffentlichkeitsarbeit
Das Präsidium informiert zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und der Ziele des Verbands durch Texte und Abbildungen die Tagespresse sowie andere Medien über Veranstaltungen und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies im Internet, in Newslettern und in der Mitgliederzeitschrift des BdVM veröffentlicht. Einer gesonderten Einwilligung von Mitgliedern bedarf es dabei weder bei der Erhebung, noch der Übermittlung oder Offenbarung solcher Daten, soweit nicht der Betroffene im Einzelfall widerspricht und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

3. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Verbandsmitglieder
Der BdVM fördert die Verbundenheit der Vertriebsmanager bundesweit durch den Zusammenschluss seiner Mitglieder und der Vernetzung aller Vertriebsmanagerinnen und Vertriebsmager in zahlreichen Aktivitäten, Veranstaltungen und Gruppen. Im Intranet des Verbands können die Mitglieder dazu eine Liste der anderen Mitglieder mit Name, Vorname, Unternehmen und Funktion einsehen und diese auch per elektronischer Post kontaktieren.
Das Präsidium macht zudem besondere Ereignisse des Verbandslebens wie Veranstaltungen und Feierlichkeiten anderen Mitgliedern bekannt. Dazu können auch ohne gesonderte Einwilligung personenbezogene Daten von Mitgliedern verarbeitet und veröffentlicht werden, sofern dem nicht das betroffene Mitglied im Einzelfall ausdrücklich für die Zukunft widerspricht und die berechtigten Interessen des BdVM nicht überwiegen.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Präsidiumsmitglieder und andere Mitglieder ausgehändigt, die im Verband eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der jeweiligen konkreten Mitgliederdaten erfordert. Auch soweit ein sonstiges Mitglied geltend machen kann, dass er Namen und Adressdaten von Mitgliedern zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt das Präsidium solche Daten anderer Mitglieder nur gegen die Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Soweit Verbandsöffentliche Mitgliederverzeichnisse eingerichtet werden, sind darin Daten von Mitgliedern nur aufgrund einer gesonderten, freiwilligen Einwilligung des Betroffenen aufzunehmen, die für die Zukunft frei widerruflich ist.

4. Verarbeitung von Daten Dritter, Widerspruchsrecht
Entsprechend Art. 6 Abs. 1 Lit. f) DSGVO verarbeitet der Verband zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Ziele auch Daten von anderen Personen als von Verbandsmitgliedern. Diese ist zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Verbands erforderlich und erfolgt ohne gesonderte Einwilligung, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Soweit ein Widerspruch nicht aus tatsächlichen Gründen eingelegt wird, wie bei der Verarbeitung von Daten bei Nutzung der Webseite des Verbands, verarbeitet der BdVM nach einem Widerspruch personenbezogenen Daten des Betroffenen nicht mehr. Es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden, personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden, personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden, personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

5. Kooperationspartner
Der Verband hat Kooperationsabkommen mit der Quadriga Hochschule Berlin und der Quadriga Media Berlin, Werderscher Markt 13, 10117 Berlin. Personenbezogene Daten werden an die Kooperationspartner übermittelt, soweit es für die Durchführung gemeinsamer Veranstaltungen und Angebote für die Verbandsmitglieder notwendig ist. Die Kooperationspartner sind verpflichtet, die personenbezogenen Daten ausschließlich zu diesem Zweck zu verarbeiten. Ein Mitglied kann dieser Übermittlung widersprechen; im Falle eines Widerspruches werden seine personenbezogenen Daten gegen eine Übermittlung gesperrt. Soweit der Verband weitere Kooperationsabkommen schließt, informiert das Präsidium darüber seine Mitglieder.

6. Archivierung, Sperrung und Löschung
Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch das Präsidium aufbewahrt.

7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung der Daten erfolgt im BdVM auf Basis der gesetzlichen Regelungen des Art. 6 Abs. 1 Lit. b) und f) DSGVO zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Ziele und nur in Ausnahmefällen allein auf Basis einer freiwilligen Einwilligung des Betroffenen.

8. Betroffenenrechte
Alle von einer Datenverarbeitung durch den BdVM Betroffenen haben das Recht, über die sie betreffenden, personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten. Auch können sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Darüber hinaus steht diesen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Die Verarbeitung der Daten beim BdVM erfolgt jedoch regelmäßig auf Basis der gesetzlichen Regelungen des Art. 6 Abs. 1 Lit. b) und f) DSGVO. Nur in Ausnahmefällen bedarf die Verarbeitung eines freiwilligen Einverständnisses im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Lit. a). Nur in diesen Fällen haben die Betroffenen das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen.
Alle von einer Datenverarbeitung des BdVM Betroffenen haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des BdVM lauten:
Datenschutzbeauftragter des Bundesverbands der Vertriebsmanager e.V., Oberwallstraße 24, 10117 Berlin, E-Mail: datenschutz@bdvm.eu

9. Aufgaben des Präsidiums
Das Präsidium ist ermächtigt, die für die Einhaltung des Datenschutzes notwendigen weiteren Vorkehrungen für den Verband zu treffen, insbesondere Verfahrensverzeichnisse für den Verband zu erstellen, Beauftragte für den Datenschutz zu benennen, Formulare wie Verpflichtungs- und Einwilligungserklärungen einzuführen oder Berechtigungskonzepte zu verabschieden.
Soweit vom Präsidium kein Datenschutzbeauftragter benannt wurde, sind Fragen und ist die Ausübung von Betroffenenrechten gegenüber dem BdVM durch Mitteilung an die Geschäftsstelle, Bundesverband der Vertriebsmanager e.V., Oberwallstraße 24, 10117 Berlin, info@BdVM.eu, auszuüben.

Beschlossen durch die Mitgliederversammlung am 05.06.2018